S&K Solutions ist jetzt ISO 9001-zertifiziert – und das merkt man

Nach über einem Jahr intensiver Vorbereitung hat das Unternehmen jetzt die Zertifizierung nach ISO 9001 erhalten – dem international anerkannten Standard für Qualitätsmanagement. Was nüchtern klingt, steckt in Wahrheit voller Fleißarbeit, Team-Einsatz und dem einen oder anderen "Das machen wir jetzt aber wirklich anders"-Moment.

Im Interview erzählt Boris Kulinna, Operational Director bei S&K Solutions und Kopf der ISO-Projektgruppe, wie aus einem ambitionierten Kickoff im März 2025 ein Zertifikat wurde, das ab sofort auf der Website steht – und was sich für Kunden und Mitarbeitende dadurch wirklich ändert.

Der Weg zum Zertifikat: viele Beteiligte, ein gemeinsamer roter Faden

Angefangen hat alles mit einer Projektgruppe von sechs Kolleginnen und Kollegen, die sich der Mammutaufgabe stellten, sämtliche Kernprozesse des Unternehmens einmal komplett neu zu durchdenken. Der Fokus lag zunächst darauf, die Kernprozesse bei S&K zu definieren – angefangen beim Vertriebsprozess, wenn ein Kunde bestellen möchte, über die Klärung der Verfügbarkeit, den Einkauf, die Herstellung, das Fulfillment bis hin zum Versand. Ergänzt wurde das Ganze um die IT-Abteilung, die als weiterer Kernprozess mit ins Boot geholt wurde. Am Ende stand eine vollständige Prozesslandkarte – inklusive unterstützender Prozesse wie dem Marketing, das mit der Pflege von Website & Co. den Kernprozess flankiert.

Kurz gesagt: Fast das ganze Unternehmen hat mitgewirkt, damit am Ende alles ineinandergreift wie ein gut geöltes Getriebe.

Warum Kunden davon profitieren

Klingt erstmal nach viel Papierkram – bringt aber handfeste Vorteile. Auf die Frage, was Kunden von der Zertifizierung konkret haben, wird Kulinna anschaulich: Wer "grün" bestellt, bekommt auch grün – und nicht plötzlich schwarz oder gelb. Sprich: Anhand klarer Spezifikationen können sich Kunden darauf verlassen, dass der Bestellprozess nicht willkürlich abläuft, sondern die gesamte Prozesskette einem festen Standard folgt. Das sorgt für dauerhaft hohe Qualität – und dafür, dass vereinbarte Preise und Liefertermine auch tatsächlich eingehalten werden. Genau das ist es, was am Ende zählt: Verlässlichkeit, auf die man sich Zug um Zug verlassen kann.

Gleichzeitig zahlt die neue, einheitliche Prozessstruktur intern voll ein: Wo früher für jeden Kunden individuell improvisiert wurde, greifen klar definierte Standardabläufe. Das spart nicht nur Nerven, sondern schlicht auch Zeit und Geld – Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller eingesetzt sind.

Kein Spaziergang: Tagesgeschäft first

Ganz ohne Schweiß ging der Weg zum Zertifikat natürlich nicht. Die größte Herausforderung war laut Kulinna, sämtliche Prozesse neben dem laufenden Tagesgeschäft zu definieren und aufzubauen – und im Zweifel hatte das Tagesgeschäft eben immer Vorfahrt. Interne Audits und Dokumentation mussten sich ihren Platz erkämpfen, wenn irgendwo ein bisschen Zeit übrig war.

Besonders bemerkenswert: Externe Unterstützung gab es dabei nicht. Rund 95 Prozent der ISO-Dokumentation hat das Projektteam komplett selbst erarbeitet – bei der Erstellung mancher Standarddokumente half zusätzlich der Einsatz von KI. Durchhaltevermögen war also durchaus gefragt, wie Kulinna im Gespräch offen zugibt.

Der eigentliche Zertifizierungstermin fiel dagegen fast schon unspektakulär aus: Ein einziger Audit-Tag mit einem externen Prüfer der DEKRA reichte aus, um zu bestätigen, dass alle geforderten Dokumente vorliegen. Ob die beschriebenen Prozesse im Alltag auch tatsächlich so gelebt werden, prüft derselbe Auditor dann im kommenden Folge-Audit im Frühjahr genauer.

Kontinuierliche Verbesserung als eigentliches Ziel

Offiziell in der Tasche hat S&K Solutions die Zertifizierung seit April dieses Jahres. Doch für Kulinna ist das eher der Startpunkt als die Ziellinie. Denn im Kern der ISO 9001 steht der kontinuierliche Verbesserungsprozess – und genau den will man bei S&K aktiv leben: Einmal jährlich werden die Kernprozesse intern auditiert, dabei greifen sich die Prüfer gezielt drei bis vier Themenfelder heraus und hinterfragen bestehende Abläufe.

Wie ernst es das Unternehmen damit meint, zeigt ein Blick auf die Zahlen: Bereits nach den ersten internen Audits identifizierte das Team 63 Abweichungen und Handlungsempfehlungen in den Kernprozessen – von denen inzwischen mehr als 90 Prozent umgesetzt sind. Ergänzt wird das Ganze durch klar definierte KPIs, mit denen sich der Fortschritt Jahr für Jahr messen lässt.

Der Blick nach vorn

Für die Zukunft hat sich das Team ein klares Ziel gesetzt: Wo bislang oft kundenindividuelle Sonderlösungen gefragt waren, soll künftig konsequent der neue Standardprozess gelten – Abweichungen nur noch dort, wo sie wirklich sinnvoll sind. Das erhöht laut Kulinna die Zuverlässigkeit spürbar: Man weiß, was man bekommt, in welchem Prozessschritt worauf zu achten ist – und das Risiko, dass irgendwas schiefläuft, sinkt mit jeder eingespielten Routine weiter.

Ein Meilenstein für S&K Solutions also, der nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern im Arbeitsalltag von Vertrieb bis Versand spürbar wird. Und der, ganz im Sinne der ISO 9001, noch lange nicht das letzte Wort ist.